عندما نرى أن أحدًا قام بعمل انجازات عديدة وضخمة في سن صغير، غالبًا السؤال الذي يُطرح إلى أذهاننا هو متى ينجز كل ذلك؟ بل كيف ينظم الوقت لذلك؟ هل يملك من الوقت ما نملكه نحن؟ هل يومه أربعة وعشرون ساعة مثلنا أم أن هناك سر آخر ؟ دعني أخبرك انني واخيرًا وجدت الاجابة على هذا السؤال وأود ان اشاركه معك هيا بنا :
ما هي عملية تنظيم الوقت ؟
المفاجأة انه لا يوجد معنى يسمى تنظيم الوقت، الوقت ثابت لا يتغير لايزيد ولا ينقص الجميع يملك نفس عدد ساعات اليوم لكن إدارتها ليست واحدة عند الجميع وهنا يكمن السر ! فنستطيع القول إن هذه العملية تعني تنظيم الأعمال أو تنظيم الأولويات ومما ينتج عنه هو تنظيم الوقت ، إذًا عملية تنظيم الوقت ما هي إلا معرفة لكيفية استخدام وقتك المتاح في تنفيذ المهام الخاصة بك الآن يظل نفس السؤال وهو كيف أقوم بعملية تنظيم الوقت ؟
سأعطيك أهم 8 خطوات تحتاج إليهم في عملية تنظيم الوقت، وتستطيع من خلالهم الإنتاج وإدارة وقتك ويومك بشكل فعلي و حقيقي.
الخطوة الأولي : راقب وقتك لتصل إلى (الوقت المُنظم)
لحل اية مشكلة يجب عليك ان تكون أولًا على علم بالمشكلة ذاتها والسبب الرئيسي فيها لذا تابع نفسك، و انظر إلى وقتك ياتُرى ما الذي يتسبب في إضاعته ؟
خلال ثلاثة ايام من المراقبة ومن كتابتك لكل ساعة تقضيها في ماذا تفعل وهكذا، ستتعرف على السبب الأساسي في إضاعة وقتك، وبالتالي تستطيع تجنبه تمامًا بالتدريج.
الخطوة الثانية : قائمة المهام اليومية.
لا غنى عن عمل قائمة في عميلة تنظيم وإدارة الوقت وبهذه الخطوة تقوم بترتيب عقلك على الورق أحرص على كتابة مهام اليوم التالي في آخر اليوم حتى تستطيع انجازها في اليوم التالي حقًا، إذا لم تكن تعلم ماذا عليك فعله اليوم فلن تستطيع فعل شيء طوال هذا اليوم.
الخطوة الثالثة : رتب أولوياتك
من أكثر الأشياء التي تقوم عليها عملية تنظيم وقتك هي ترتيب أولوياتك والذي يتحتم عليك أن تكون محددًا لأهدافك وبطريقة صحيحة وأبسط طريقة لترتيب أولوياتك هي نموذج أيزون هاور الذي قسمهم على أربعة أقسام وهي :
مهم وعاجل : وهذه هي الاشياء التي تكون بوقت محدد مثل أنه لديك امتحان غدًا أو مقابلة عملمهم
وغير عاجل : وهذا أهم قسم والذي يترتب عليه مستقبلك، مثل تطويرك لنفسك أو خطة حياتك، ويكون بدون وقت محدد.
مهم وعاجل : مثل مكالمة فاجأة او زيارة وهذه حاول تفويضها.
مهم وغير عاجل : مثل تصفح الفيسبوك بدون هدف، وهذا القسم تخلص منه علي الفور غير .
الخطوة الرابعة: احذر أن تكون متعدد المهام.
لابد أن تتجنب فعل شيئين في نفس الوقت، قد تعتقد أنك بإنجازك لعشر مهمات في نفس الوقت ستقوم بتوفير الوقت، لكن النتيجة تصبح أنك لا تنجز أي مهمة منهم بل يضيع الوقت بدون إنجاز أي واحدة فيهم.
الخطوة الخامسة : تفادي المشتتات
قم بتخصيص وقت للتركيز ولا تفعل فيه شيء سوى التركيز في مهمتك الاساسية، تعلم أن تقول لا للمشتتات، لا لإشعارات الفيسبوك أثناء عملك للمهمة.
الخطوة السادسة : كُل الضفدع أولًا
صاحب هذه الفكرة قام بعمل كتاب من أجلها، وفكرته أنه لو كان عليك أن تأكل اليوم ضفدعة بجانب أكلك الاساسي، فمن الافضل أن تبدأ بأكل هذه الضفدعة ثم باقي طعامك المفضل بكل أريحية واستمتاع .إذًا إبدأ يومك بالمهمة الصعبة والتي تتطلب جهد كبير منك، لتستمتع بباقي اليوم بالمهام الأخرى الأقل جهدًا، استغل عقلك وهو بكامل نشاطه في بدايه اليوم حتى لا تجد نفسك في نهاية اليوم تقوم بتسويف هذه المهمه الضفدعية للغد وهكذا
الخطوة السابعة: كُن مرن
من قال أنه من الضروري تنفيذ جميع المهام قبل بلوغ الساعة الثانية عشر صباحًا ؟إذا تم انجاز ٦ مهام من أصل ٨ مهام فهذا رائع، وتستطيع أن تقوم بترحيل المهمتين لليوم الثاني، إذا حدث ظرف عاجل ولم تستطع اكمال المهام اليوم، تستطيع أيضًا التعديل فيها بما يناسب ظروفك.
الخطوة الثامنة : المراجعة في آخر اليوم لتنظيم الوقت.
أحرص دائمًا أن يكون في آخر اليوم مراجعة بسيطه على قائمة المهام، ضع علامة صح في المهام التي تم تنفيذها بالفعل، انظر إلى الأخطاء التي تود تعديلها، لا تترك نفسك بدون مراجعة و متابعة .
وهكذا نكون قد انتهينا من الثمانِ خطوات الفعلية في عميلة تنظم الوقتتذكر دائمًا أن مهارة إدارة وتنظيم الوقت ليست فقط مهمة، بل يتوقف عليها حياتك بأكملها !وقتك يساوي حياتك إذا ضاع وقتك فتضيع حياتك !لا يهم ما قد مر، المهم ما هو آت، فلتبدأ من جديد.
” حتى يُسأل عن عُمره فيما أفناه “
بقلم : سمية عبدالفتاح عبد المنعم
دققه : وجدان عادل