هل تشعر غالبًا بالإجهاد بسبب كثرة العمل الذي يتعين عليك القيام به عندما لا يكون هناك ما يكفي من الوقت في اليوم؟ فكيف إذن يبدو أن لدى بعض الناس وقتًا كافيًا لفعل كل شيء؟ يبدو أن السر يسيطر على الوقت بدلاً من ترك الوقت يسيطر عليك. بعبارة أخرى ، يكمن الاختلاف في الإدارة غير الفعالة للوقت.
ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي تقنية لاستخدام وقتك بشكل منتج وفعال. يعني تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين المهام المختلفة. سيكون لديك الوقت لفعل كل ما تحتاجه دون القلق بشأنه بمهارات إدارة الوقت الجيدة. يمكنك العمل بشكل منتج وتحديد أولويات وقتك للعمل على المهام العاجلة أو المهمة أولاً أثناء المتابعة مع الأشياء التي ليست عاجلة ولكنها لا تزال مهمة. وبالتالي ، يمكنك تركيز وقتك وطاقتك على الأشياء الأكثر أهمية. سوف ينتهي بك الأمر إلى العمل بشكل أكثر ذكاءً ، وليس بجهد أكبر ، لزيادة الإنتاجية.
أهمية إدارة الوقت
مهارات إدارة الوقت ضرورية لأنها تساعدنا على استخدام الوقت بحكمة والتوقف عن إضاعة الوقت. نصبح أكثر تركيزًا وإنتاجية عندما نكون مسؤولين عن كيفية استخدامنا لوقتنا. الإنتاجية تؤدي إلى الربحية. لذلك ، يمكن أن تضيف إدارة الوقت الجيدة إلى صافي أرباحك. فوائد الإدارة الفعالة للوقت هائلة:
- ضغط أقل أو قلق أقل
- توازن أفضل بين العمل والحياة
- زيادة التركيز
- مستويات أعلى من الإنتاجية
- المزيد من وقت الفراغ
- يجعل الأمور بسيطة وسهلة
- أقل إلهاء
- طاقة وتحفيز أكبر
أعلى 15 مهارات إدارة الوقت
تبدأ إدارة الوقت الجيد بالمجموعة الصحيحة من المهارات. لا يمكنك إدارة وقتك بشكل أفضل إذا لم تطور مهارات إدارة الوقت الأساسية. تستغرق هذه المهارات وقتًا في الإنشاء وستختلف من شخص لآخر. من الضروري العثور على أفضل ما يناسب سمات شخصيتك.
دعنا نحلل مهارات إدارة الوقت الأساسية وكيفية تطويرها.
- ضع خطة :
لا تتحقق الإدارة الفعالة للوقت بشكل عشوائي. إنها تنطوي على قدر جيد من التخطيط. يمكن أن يساعدك تطوير إستراتيجية للمهام المهمة ، وتسلسل المهام ، وإدارة التقويم ، والاجتماعات ، وخطط المشروع ، وما إلى ذلك ، في معايرة مسار اليوم وعدم الضلال.
- قم بإنشاء قائمة أولويات بدلاً من قائمة مهام فكر فيما يجب القيام به وحدد أولويات المهام الأكثر أهمية.
الامتناع عن إنشاء قائمة مهام لجميع المهام التي يتعين القيام بها. بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء قائمة بالمهام بناءً على الأولوية وقم بإلغاء تحديد العناصر عند إكمالها. هذا يساعد على دفع الشعور بالإنجاز والتحفيز. أفضل طريقة لتطوير مهارات التخطيط هي استخدام أدوات التقويم مثل تقويم Google.
- ابدأ مبكرًا
ابدأ يومك مبكرًا للاستفادة الكاملة من اليوم. يستيقظ معظم الأشخاص الناجحين في الصباح الباكر ويقومون ببعض التمارين السريعة قبل التوجه إلى العمل. إذا بدأت مبكرًا ، فلديك متسع من الوقت للتفكير والتخطيط لليوم. في الصباح الباكر ، تكون أكثر هدوءًا وإبداعًا وصفاء الذهن. هذا يعني أن لديك كل المكونات لتكون أكثر إنتاجية.
- تقسيم كل مهمة إلى أجزاء صغيرة
ركز على ما تريد ، وقم ببناء أهداف أصغر تصل إلى هدفك المنشود. قم بتجميع جميع المهام ذات الصلة في مجموعات أصغر يسهل إدارتها ومعالجتها. وبالتالي ، يمكنك التصور بشكل أفضل واتخاذ خطوات للوصول إلى هدفك.
- ممارسة صنع القرار
ما نفعله بـ 24 ساعة في اليوم هو ما يصنع الفرق الحقيقي في إدارة الوقت. تعد القدرة على اتخاذ قرارات جيدة بشأن الوقت واحدة من أفضل مهارات إدارة الوقت. حدد الأولويات وحدد المهام التي يجب التعامل معها أولاً وقل لا.
- تفويض المهام
تفويض المهمة يعني الإدارة السليمة للمهام. تعلم كيفية التفويض مهم جدًا في تطوير مهارات إدارة الوقت. إن تفويض العمل إلى مرؤوسيك اعتمادًا على مهاراتهم وقدراتهم سيوفر لك الوقت ويجعل أعضاء فريقك يشعرون بالتقدير والحماس للأداء الجيد. من خلال التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية كلما أمكن ذلك ، فإنك تمنح نفسك الوقت الكافي لتولي المهام الأكثر صعوبة. وهكذا تقترب أكثر من هدف أن تصبح أكثر نسخة فعالة من نفسك.
- تحديد أهداف SMART
ضع أهدافًا محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومضمونة في إطار زمني. كن محددًا في النتائج التي تريد تحقيقها وخصص الوقت اللازم للوصول إلى تلك النتيجة.
- إعداد المواعيد النهائية
ضع مواعيد نهائية واقعية لإنجاز المهام والتزم بها. حاول تحديد موعد نهائي قبل تاريخ الاستحقاق للتعامل مع المهام الأخرى التي قد تعترض طريقك.
- كن منتبهاً عندما تخرج عن المسار الصحيح
يؤثر التسويف على الإنتاجية ويسبب إهدارًا للوقت والطاقة. نميل إلى المماطلة عند التعثر أو الشعور بالملل. قسّم المهام الصعبة إلى أنشطة أصغر للبقاء منشغلاً وعلى المسار الصحيح
- تعلم كيفية تعيين الحدود وقول لا
الوقت هو أثمن ما تملكه ، والإدارة الجيدة للوقت تعني الشعور بالراحة عند قول “لا” للمهام التي ليست من أولوياتك. إن عدم الالتزام في الوقت المحدد يوفر لك الوقت للتركيز على أشياء أكثر أهمية. تعرف على كيفية وضع حدود لنفسك ، حتى لا ينتهي بك الأمر بالعض أكثر مما تستطيع مضغه.
- التقليل من الإلهاءات
أي شيء يشتت انتباهك – رسائل البريد الإلكتروني والنصوص ووسائل التواصل الاجتماعي – يمكن أن يجعلك تفقد التركيز وتصبح أقل إنتاجية. تخلص من هذه الانحرافات وتحكم في وقتك حتى تتمكن من إنجاز المزيد من العمل.
- تعامل مع التوتر بحكمة
يمكن أن يؤثر الإجهاد على إنتاجيتنا. غالبًا ما نشعر بالتوتر عندما نقوم بعمل أكثر مما يمكننا إنجازه. من الضروري تحديد ما يناسبك عندما يتعلق الأمر بإدارة الاستجابة للتوتر. ابحث عن طرق فعالة للتعامل مع التوتر ، بما في ذلك أخذ استراحة قصيرة أو ممارسة الرياضة أو التأمل أو ممارسة هواية أو الاتصال بصديق أو الاستماع إلى الموسيقى.
- تجنب تعدد المهام
يبدو تعدد المهام وكأنك تحصل على المزيد من المهام مرة واحدة. ولكن ، أثبتت الدراسات أنه في الواقع يعيق الإنتاجية. لذلك ، بدلاً من تعدد المهام وتقسيم انتباهك بين عدة مهام مختلفة ، ركز على إنجاز مهمة واحدة والانتقال إلى التالية. هذا التغيير الصغير يمكن أن يحسن نتائجك. المكافأة: ستشعر بأنك أقل استنزافًا
- استخدم قاعدة الـ 20 دقيقة
تعد مجموعة الزيادة البالغة 20 دقيقة واحدة من أهم مهارات إدارة الوقت. استعد للتعامل مع مهمة مهمة و اضبط المنبه لمدة 20 دقيقة. ركز بشكل منفرد على المهمة و أعطها أفضل ما لديك حتى يرن المنبه. قرر الآن ما إذا كنت ستضع المهمة أو تنتهي منها. كرر حتى تنتهي من المهمة.
- خذ إجازة
في بعض الأحيان ، يكون أفضل شيء تفعله هو منح عقلك استراحة من المهمة التي بين يديك. أخذ قسط من الراحة هو وسيلة رائعة لمنح عقلك فرصة لإعادة ضبطه. إنه يعزز التركيز والإبداع ويؤدي إلى حل أفضل للمشكلات.
- بناء نظام واتبعه
بجد جرب تقنيات مختلفة واكتشف ما يناسبك أكثر. ضع الطرق المختارة معًا لبناء نظام يعمل ويساعدك على التحسين. اتبع النظام بانتظام للحصول على أقصى استفادة منه.
يمكن أن تؤدي مهارات إدارة الوقت العملية هذه إلى حياة أكثر سعادة ونجاحًا لأنك ستتمكن من التركيز وتحقيق أهدافك في وقت أقل.
استخدم هذه الاستراتيجيات على أساس منتظم لاستخراج أقصى قيمة منها.
من خلال الممارسة اليومية لتحديد أولويات المهام وتنظيمها ، ستتمكن من بناء علاقة صحية مع الوقت – وهو أمر أساسي لحياة ناجحة وأكثر إرضاءً.